Bürgerinnen und Bürger setzen bei Behördenwegen immer mehr voraus, was sie bei privaten Angelegenheiten und Einkäufen schon länger gewohnt sind: Eine digitale Bearbeitung ihrer Anliegen und Anträge. Der Vorarlberger Gemeindeverband stellt den Gemeinden bereits seit längerem digitale Formulare zur Verfügung. Über den Formularserver sind sie gebündelt abrufbar.
Erst im vergangenen Jahr entwickelte das Team der IT-Lösungen ein digitales Formular für den Heizkostenzuschuss. Auch in diesem Jahr hat sich eine Arbeitsgruppe des Gemeindeverbands, des Landes und einiger Pilotgemeinden gemeinsam auf den Weg gemacht, Formulare zu standardisieren und im Anschluss zu digitalisieren.
Standardisierung vor Digitalisierung
Eine Standardisierung ist im Zuge der Digitalisierung von Prozessen das Um und Auf. Erst eine Standardisierung ermöglicht es, digital effizient zu arbeiten und Prozesse für die Bürger:innen transparent nachvollziehbar zu machen.
Standardisierte Prozesse entlasten Gemeindebedienstete, denn die im Rahmen der Standardisierung optimierten Prozesse bieten einen Handlungsleitfaden. Dieser ist stets auf dem neuesten Stand. Die standardisierten Prozesse sind darüber hinaus die Grundlage für die technische Optimierung der Abläufe. Das wiederum erleichtert Gemeindebediensteten ebenfalls ihre Arbeit
Antrag bequem online stellen
Eines der ersten so entwickelte Formular ist der Antrag auf Familienzuschuss, den das Land Vorarlberg Familien unter bestimmten Voraussetzungen für jedes Kind im unmittelbaren Anschluss an das Kinderbetreuungsgeld für maximal 18 Monate gewährt (Voraussetzungen siehe https://vorarlberg.at/-/familienzuschuss-fuer-vorarlberg). Wie zuvor können Anspruchsberechtigte den Familienzuschuss bei ihrem Wohnsitzgemeindeamt in Vorarlberg beantragen. Jetzt bleibt ihnen allerdings der Weg ins Rathaus oder Gemeindeamt erspart.
Zurückschicken per Post oder Mail
Die Städte Dornbirn, Bregenz, Feldkirch und Hohenems sowie die Gemeinden Lustenau, Altach, Rankweil, Hard, Hörbranz, Klaus und Kennelbach haben über den Formularserver Zugriff auf das neue digitale Familienzuschuss-Formular. Alle anderen Gemeinden können den Antrag als pdf-Formular erhalten und ihren Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung stellen. Der Formularserver steht aber allen Gemeinden offen und kann auf Wunsch ohne großen Aufwand eingerichtet werden.
Ausgefüllte Anträge können per Post oder Mail samt der erforderlichen Beilagen an die Gemeinde geschickt werden. Die Gemeinde wiederum leitet die Anträge an die zuständige Stelle im Amt der Vorarlberger Landesregierung weiter, die sie prüft und den Familienzuschuss gegebenenfalls auszahlt.
Diese digitalen Formulare kommen demnächst
Bei diesem standardisierten Formular soll es aber nicht bleiben. Bereits in Kürze wird ein digitales Formular für den Antrag auf Sperrstundenverlängerung bereitstehen. Weitere Formulare, zum Beispiel die Hunde-An- und Abmeldung sowie der Bewilligungsantrag für Listenhunde, sind bereits in Bearbeitung.
Informationen zum digitalen Formular erhalten Gemeinden bei Simone Götz.